Verwaltungsgebäude Nürnberger Straße 32 - Folgemaßnahme Erweiterung Bürgeramt - Herstellung Barrierefreiheit - Fortschreibung der Kostenberechnung
| Beratung | TOP | Status | Zuständig | Beschluss | Abstimmung | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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| 20.06.2022 Bauausschuss | 2 | öffentlich | Vorberatung | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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Beratungsergebnisse Herr Dr. Simons stellt den Sachverhalt für die Herstellung der Barrierefreiheit und die Kostenfortschreibung zur Erweiterung des Bürgeramtes in der Nürnberger Straße 32 vor. Zu Beginn erläutert er die Historie des Verwaltungsgebäudes. Ziel der Verwaltung ist, insbesondere im Bereich der Bürgerdienste das Umfeld für die Bürger und gleichermaßen die Arbeitsumgebung der dort Mitarbeitenden attraktiv und zeitgemäß zu gestalten. Die Umgestaltung des Bürgeramtes ist im ursprünglich geplanten Umfang mittlerweile abgeschossen. In diesem Zuge wurde auch ein Empfang eingerichtet, der dafür sorgt, dass ankommende Bürger ohne Beeinträchtigung der eigentlichen Bürgeramtsarbeit an die jeweils zuständige Stelle im Verwaltungsgebäude geleitet werden. Im Zusammenhang mit der Umbaumaßnahme wurde zudem die Hausanschlusszentrale generalsaniert, weil die dort installierten Verteilsysteme ihre Lebensdauer überschritten hatten. Baubegleitend hatte eine Organisationsuntersuchung im Bürgeramt dazu geführt, dass die Bereiche Einwohnermeldewesen und Kfz-Zulassung mit dem Ziel einer besseren Abwicklung der Belange der Bürger organisatorisch getrennt und insgesamt personell aufgestockt wurden. Vor diesem Hintergrund hat am 07. Dezember letzten Jahres zunächst der Bereich Einwohnermeldewesen die fertiggestellten Räume in der Nürnberger-Straße 32 bezogen und den Betrieb aufgenommen. Der Bereich der Kfz-Zulassung befindet sich noch im Angletsaal am Karlsplatz und wird erst nach noch durchzuführenden weiteren Umbauarbeiten in die Nürnberger-Straße 32 zurückverlegt. Daneben gibt es in diesem Verwaltungsgebäude weitere Umbaubedarfe. So verfügt das Haus nicht über ein funktionierendes Flucht- und Rettungswegsystem aus den Obergeschossen. Hinzu kommt, dass die in der DIN 18040-1 geforderte Barrierefreiheit für öffentlichen Gebäude nicht gegeben ist. Da diese gravierenden baulichen Defizite angegangen werden müssen und daraus eine Baumaßnahme entsteht, macht es in diesem Zusammenhang Sinn, gleich auch über die Gewinnung von Büroflächen im Bestand nachzudenken und z. B. Flächen mit unterwertigen Nutzungen wie Lagerflächen zugunsten von Büronutzungen freizubekommen. Dazu ist es unter anderem vorgesehen, das Bauaktenarchiv der Bauaufsicht zugunsten von Büroflächen zu digitalisieren und zudem übergroße Büroräume, die für Aktenlagerung genutzt werden, und auch Teile von Verkehrsflächen zukünftig als Büroflächen zur Verfügung zu stellen, z. B. als Besprechungsräume. Zur effizienten Vorbereitung und Umsetzung von Planungen ist es notwendig, Teilmaßnahmen zu bündeln und zu verknüpfen. So wird die Erfüllung bauordnungsrechtlicher Belange (Brandschutz und Barrierefreiheit) mit der Veränderung unterwertiger Flächennutzungen verbunden. Dazu wurden 2020 einige Bausteine gebildet und in 2022 weitere ergänzt. Zusammen mit der nunmehr anstehenden zweiten Stufe der Neugestaltung des Bürgeramtes stehen insgesamt 5 Bausteine zur Umsetzung im Gesamtkonzept an. Baustein 1 „Brandschutzsanierung“ Es gibt im Gebäude kein funktionierendes Flucht- und Rettungswegesystem. Ursache sind die Flure aufgrund von Brandlasten (Verkabelung in den Deckenhohlräumen, Kopierer) als auch der mangelhafte erste bauliche Rettungsweg, welcher die Anforderungen an einen Treppenraum nicht erfüllt („Saloon-Türen“ in den Geschossen, keine Abschottung des Treppenraumes zum Erdgeschoss). Baustein 2 „Neue Arbeitsplätze“ Das Bauaktenarchiv der unteren Bauaufsichtsbehörde wird digitalisiert. Die Aktenverwaltung der Bestandsakten wird den zentralen Diensten übertragen. Die Akten können verdichtet umgelagert werden. Es entstehen Büroflächen für 6 - 8 neue Arbeitsplätze. Zudem werden im 2. OG in 4 Achsen im nördlichen Bund der übertiefen Büroräume innenliegende belüftete und verglaste Boxen eingerichtet. Sie dienen der Verlagerung eines Kopierraumes sowie der Einrichtung von 2 Besprechungsräumen mit zeitgemäßer Medienausstattung. Zudem werden im 1. bis 3 OG die im Bereich des Treppenraumes erweiterten Flurflächen in Besprechungsräume gleicher Art umgewandelt. Alle Besprechungsräume können bei Personalzuwachs im Zusammenhang mit alternierender Telearbeit und Desk-Sharing tageweise auch als Bedarfsarbeitsplätze genutzt werden. Baustein 3 „Barrierefreiheit“ (WC-Anlage und Aufzugsanlage) Für öffentliche Gebäude ist Barrierefreiheit in den allgemein zugänglichen Bereichen Pflicht. Eine barrierefreie Toilette ist derzeit nicht vorhanden. Auch fehlt ein barrierefreier Aufzug. Der bestehende kann Elektrorollstühle und Rollstühle mit Begleitperson nicht aufnehmen. Der Einbau einer DIN-gerechten Toilette ist mit dem weiteren Umbau des Erdgeschosses für die Zulassungs- und Führerscheinstellen vorgesehen. Der Einbau eines barrierefrei nutzbaren Aufzugs im Treppenraum kommt durch Wegfall des alten Aufzuges auch der Gewinnung von Nutzflächen in der KFZ-Zulassung entgegen. Durch diese Verlegung werden allein im EG etwa 60 m² Nutzfläche gewonnen. Baustein 4 „Erweiterung Windfang“ Der Windfang am Haupteingang des Gebäude Nürnberger Straße 32 verfügte ursprünglich über 2 automatische Schiebetüranlagen. Da diese schon von Beginn an zu nah einander gebaut waren (erste Türe ist noch nicht geschlossen während die zweite schon öffnet), war die Windfangfunktion nicht gewährleistet. Aus diesem Grund wurde offenbar im Zusammenhang mit einer notwendigen Reparatur einer Tür diese entfernt und nicht wieder eingebaut. Seitdem gibt es faktisch keine Windfangfunktion mehr, was insbesondere im Winter wegen des während der Öffnungszeiten dauernden Kaltlufteinfalls zu einer ständigen Auskühlung des Treppenraumes führt. Das ist so nicht haltbar (Energieverlust, Zugerscheinungen im gesamten Treppenhaus, Beeinträchtigung der Lüftungsanlage im Erdgeschoss, nicht zumutbare Aufenthaltsqualität für wartende Bürger). Die Erweiterung des Windfangs und der Austausch der Schiebetüranlagen schafft die erforderlich Abhilfe. Baustein 5 „Zulassungs- und Führerscheinstelle“ Die aufgrund der Organisationsuntersuchung erfolgte personelle Aufstockung und Teilung der Bürgeramtsaufgaben in Einwohnermeldewesen und Kfz-Zulassung führen zur Notwendigkeit einer Umbauplanung auch für den östlichen Teil des Erdgeschosses im Gebäude Nürnberger-Straße 32. Unterzubringen sind dort die Zulassungsstelle, die Führerscheinstelle sowie Besucher-WCs und das barrierefreie WC. Im Wesentlichen wurden zwei Varianten vom Architekten herausgearbeitet. Variante 1 (Auflösung der nicht tragenden Baustrukturen und Verlegung des Aufzugs)
Variante 2 (Beibehaltung der
Baustrukturen und des Aufzugs am alten Platz)
Im Rahmen einer Informationsveranstaltung mit Vertretern der beteiligten Organisationseinheiten haben sich diese einvernehmlich für die Umsetzung der Variante 1 ausgesprochen. Die Auswirkungen der Umsetzung der Bausteine auf den Gesamtbetrieb des Gebäudes zeigen folgendes: Im Rahmen der Vorbereitung von Baustein 5 wurde festgestellt, dass die aktuelle Nutzung des Kellergeschosses in der Nürnberger Str. 30/32 dringend einer Konsolidierung und Neuordnung bedarf. Auf diese Weise können Lagerflächen von ca. 200 m² erschlossen werden, die dann wiederum zur Generierung entsprechender Büroflächen in den darüber liegenden Geschossen genutzt werden können. Beispielhaft bedeutet das bei der Umsetzung der 5 Bausteine, dass durch die Gewinnung von Kellerflächen und die Verlegung und Vergrößerung des Aufzuges in den Treppenraum die Reinigungswagen und die Reinigungsmittel nichtmehr verteilt auf die Geschosse, sondern zentral im Keller stationiert werden können. Das erleichtert das Bestücken der Reinigungswagen und spart Lagerflächen auf den Geschossen. Waschmaschinen, Regale für Verbrauchsmaterial, Staubsauger und die Reinigungswagen werden an einem zentralen Standort im Keller untergebraucht. Der wegfallende Aufzugsschacht sowie die wegfallenden Putzmittelräume auf den Geschossen schaffen wiederum Raum für die Unterbringung von Kopierern in abgeschlossenen Räumen und gehören somit auch zum Baustein 1 (Brandschutz). Die Bausteine 1, 2 und 3 waren bereits im Haushaltsjahr 2021 finanziert. Da die Maßnahme jedoch noch nicht begonnen wurde, erfolgte die Rückgabe dieser Mittel als nicht übertragene Haushaltsausgabereste. Im Ergebnis erfolgt die Finanzierung der Bausteine somit im Haushalt 2023 und 2024.
1. Baustein 1: Es gibt keinen mängelfreien Rettungsweg. Die Brandschutzsanierung ist erforderlich. 2. Baustein 2: Die Digitalisierung des Hausaktenarchivs bietet einen großen Vorteil für Bürger und Verwaltung, da viele Prozesse dann nicht mehr erforderlich sind. Hausakteneinsicht können digital und online von zuhause oder aus dem Büro erfolgen. Der Nebeneffekt ist die Gewinnung von Bürofläche. Es entstehen mindestens 6 - 8 ständig zu nutzende Arbeitsplätze und einige Bedarfsarbeitsplätze in den Besprechungsräumen. Die Herstellungskosten liegen bei unter 50 % der Herstellungskosten im Neubau. 3. Baustein 3: Die Einrichtung einer Barrierefreie Toilette und eines Barrierefreien Aufzugs ist zwingend erforderlich. Die DIN 18040 ist nicht nur anerkannte Regel der Technik sondern auch als technische Bauvorschrift formell eingeführt. Die Verlegung des Aufzugs und die zentrale Lagerung von Reinigungsmittel bringt auf jedem der 3 Obergeschosse einen Flächengewinn von 11 m² = 33 m² z. B. für die Unterbringung der Kopierer, die derzeit auf dem Flur stehen und aus Gründen des Brandschutzes dort nicht stehen dürften. 4. Baustein 4: Der ursprüngliche Windfang wurde in der Vergangenheit zurückgebaut. Die Vermeidung der Auskühlung im Winter und die Herstellung von einwandfreien Aufenthaltsbedingungen für Arbeitnehmer und Bürger sind erforderlich. 5. Baustein 5: Die Einrichtung einer separaten Zulassungsstelle und die Ausweisung zusätzlicher Stellen ist Ergebnis einer Organisationsuntersuchung. In diesem Zusammenhang werden die räumlich-funktionalen Defizite der Führerscheinstelle mitbehoben. Die Verlegung des Aufzugs bringt eine Vergrößerung der Nutzfläche um ca. 60 m² durch die Optimierung der Verkehrsflächen. Herr Dr. Simons führt abschließend aus, dass voraussichtlich bis zum geplanten Baubeginn mit Preissteigerungen von etwa 33 Prozent zu rechnen sei. Auch Herr Oberbürgermeister Deffner zeigt sich erstaunt, dass im Verwaltungsgebäude keine barrierefreie Toilette existiert und begrüßt die vorgesehenen multifunktionalen Räume. Er gibt zudem an, dass der Brandschutz oberste Priorität habe. Aus dem Gremium wird
Herr Büschl informiert, dass es neue gesetzliche Vorgaben für die Barrierefreiheit nach DIN 18040-1 in öffentlichen Gebäuden gebe. Der derzeitige Aufzug entspräche dieser Norm nicht in allen Belangen. Weiterhin berichtet er, dass eine Prioritätenliste der Großprojekte bereits erstellt wurde. Aufgrund der angespannten Haushaltslage müsse genau überlegt werden, welches Vorhaben zu welchem Zeitpunkt realisiert werden könne. Herr Dr. Simons erklärt, dass bei einer durchgeführten Organisationsuntersuchung ein erhöhter Personalbedarf festgestellt wurde, dies sei bei der ursprünglichen Planung nicht berücksichtigt worden. Er berichtet weiterhin, dass der Umbau des Verwaltungsgebäudes in der Nürnberger Straße vor den Maßnahmen Stadthaus und Schrammhaus ausgeführt werde. Bis auf das Aufstemmen des Aufzugsschachtes entstehen weitestgehend für die Mitarbeiter keine größeren Belastungen, da in den Arbeitnehmerbereichen überwiegend Trockenbauarbeiten anstehen. Natürlich dürfe man aber die Lärmbelästigung nicht vergessen. Herr Oberbürgermeister Deffner verweist auf die Multifunktionalität der Arbeitsplätze, wobei bei einer Digitalisierung der Vorgänge im Kfz-Zulassungsbereich in Zukunft weniger Arbeitsplätze benötigt und damit Räume anderweitig genutzt werden können. Herr Oberbürgermeister Deffner sieht den Bauausschuss als das fachlich richtige Gremium für die Empfehlung der baulichen Maßnahme an und bittet daher um eine Beschlussfassung und keinen Verweis in die Fraktionen. Herr Dr. Schoen beantragt für die Fraktion Bündnis 90/Die Grünen folgende Abstimmung: Auf eine Beschlussfassung wird verzichtet, der Sachverhalt wird zur weiteren Beratung in die Fraktionen verwiesen. Abstimmungsergebnis: Ja 4 Nein
12 Mehrheitlich abgelehnt. Anschließend erfolgt die Abstimmung über den Verwaltungsvorschlag. Beschluss: Der Bauausschuss
empfiehlt dem Haupt-, Finanz- und Wirtschaftsausschuss, dem Stadtrat folgenden
Beschluss zu empfehlen: Der Stadtrat beschließt die verbindliche Bereitstellung von voraussichtlich 2.489.078 € in den Haushaltsplänen 2023 und der Finanzplanung 2024 gemäß den noch vorzulegenden Mittelabflussplänen für die im Sachverhalt dargestellten Sanierungs- und Umbaumaßnahmen in der Nürnberger Straße 32. Der Oberbürgermeister wird beauftragt die Maßnahme umzusetzen und hierfür Ausschreibungen bereits im Jahr 2022 auslaufen zu lassen. Vergabeentscheidungen richten sich nach der Geschäftsordnung für den Stadtrat. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 21.06.2022 Haupt-, Finanz- und Wirtschaftsausschuss | 6 | öffentlich | Vorberatung | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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Beratungsergebnisse Herr Büschl verweist auf den Vortrag zum Sachverhalt von Herrn Dr. Simons im Bauausschuss tags zuvor und stellt zusammenfassend nochmals die geplanten Maßnahmen vor, die in fünf Bausteine aufgeteilt worden sind. Seit Dezember letzten Jahres sei die Umgestaltung des Bürgeramtes im ursprünglich geplanten Umfang mittlerweile abgeschossen. Baubegleitend hatte eine Organisationsuntersuchung im Bürgeramt dazu geführt, dass die Bereiche Einwohnermeldewesen und Kfz-Zulassung mit dem Ziel einer besseren Abwicklung der Belange der Bürger organisatorisch getrennt und insgesamt personell aufgestockt wurden. Gleichzeitig könne der Synergieeffekt genutzt werden und die gesetzlich vorgeschriebenen Brandschutzmaßnahmen sowie die in der DIN 18040-1 geforderte Barrierefreiheit für öffentlichen Gebäude umgesetzt werden. Gleichzeitig sollen mit diesen Plänen dringend benötigte zusätzliche Büroflächen/Arbeitsplätze geschaffen werden. Herr Büschl stellt die einzelnen Bausteine anhand von Grundrissplänen vor: Baustein 1
„Bandschutzsanierung“ Im Gebäude bestehe kein funktionierendes Flucht- und Rettungswegesystem. Ursache sind die Flure aufgrund von Brandlasten (Verkabelung in den Deckenhohlräumen, Kopierer) als auch der mangelhafte erste bauliche Rettungsweg, welcher die Anforderungen an einen Treppenraum nicht erfüllt („Saloon-Türen“ in den Geschossen, keine Abschottung des Treppenraumes zum Erdgeschoss). Baustein 2 „Neue
Arbeitsplätze“ Das Bauaktenarchiv der unteren Bauaufsichtsbehörde würde
digitalisiert werden. Die Aktenverwaltung der Bestandsakten soll den zentralen
Diensten übertragen werden. Die Akten könnten verdichtet umgelagert werden. Es
entstünden somit Büroflächen für bis zu acht neuen Arbeitsplätzen. Zudem würden im 2. OG in vier Achsen im nördlichen Bund der übertiefen Büroräume innenliegende belüftete und verglaste Boxen eingerichtet werden. Sie dienen der Verlagerung eines Kopierraumes sowie der Einrichtung von 2 Besprechungsräumen mit zeitgemäßer Medienausstattung. Zudem sollen im 1. bis 3 OG die im Bereich des Treppenraumes erweiterten Flurflächen in Besprechungsräume gleicher Art umgewandelt werden. Alle Besprechungsräume könnten bei Personalzuwachs im Zusammenhang mit alternierender Telearbeit und Desk-Sharing tageweise auch als Bedarfsarbeitsplätze genutzt werden. Baustein 3
„Barrierefreiheit“ (WC-Anlage und Aufzugsanlage) Für öffentliche Gebäude sei Barrierefreiheit in den allgemein zugänglichen Bereichen Pflicht. Eine barrierefreie Toilette ist derzeit nicht vorhanden. Auch fehle ein barrierefreier Aufzug. Der bestehende könne Elektrorollstühle und Rollstühle mit Begleitperson nicht aufnehmen. Der Einbau einer DIN-gerechten Toilette sei mit dem weiteren Umbau des Erdgeschosses für die Zulassungs- und Führerscheinstellen vorgesehen. Der Einbau eines barrierefrei nutzbaren Aufzugs im Treppenraum käme durch Wegfall des alten Aufzuges auch der Gewinnung von Nutzflächen in der KFZ-Zulassung entgegen. Durch diese Verlegung würde allein im EG etwa 60 m² Nutzfläche gewonnen werden. Baustein 4 „Erweiterung
Windfang“ Der Windfang am Haupteingang des Gebäude Nürnberger Straße 32 soll durch Austausch der Schiebetüranlage wiederhergestellt werden, damit insbesondere im Winter wegen des während der Öffnungszeiten dauernden Kaltlufteinfalls die ständige Auskühlung des Treppenraumes verhindert werden soll. Baustein 5
„Zulassungs- und Führerscheinstelle“ Die aufgrund der Organisationsuntersuchung erfolgte personelle Aufstockung und Teilung der Bürgeramtsaufgaben in Einwohnermeldewesen und Kfz-Zulassung führen zur Notwendigkeit einer Umbauplanung auch für den östlichen Teil des Erdgeschosses im Gebäude Nürnberger-Straße 32. Unterzubringen seien dort die Zulassungsstelle, die Führerscheinstelle sowie Besucher-WCs und das barrierefreie WC. Herr Büschl stellt die Kostenberechnung vor, in Summe inklusive Baunebenkosten betrage diese 2,5 Mio. Euro.
Herr Jakobs erläutert die Finanzierung und führt aus, dass die Maßnahmen (Bausteine 1 – 3) bereits im Haushaltsjahr 2021 eingeplant gewesen wären. Da die Maßnahmen jedoch noch nicht umgesetzt worden sind und 2022 auch nicht begonnen werden, erfolgte die Rückgabe dieser Mittel als nicht übertragene Haushaltsausgabereste. Die Finanzierung aller Bausteine soll im Haushalt 2023 und 2024 eingeplant werden. Er empfehle jedoch bereits jetzt schon die Verwaltung zum Eingehen von Verpflichtungen zu ermächtigen, gerade im Hinblick auf die stetig steigenden Baupreise, damit zeitnah die Aufträge vergeben werden könnten, da die Planungen auch bereits abgeschlossen wären. Hierfür sei ein Ermächtigungsbeschluss notwendig, wie es bereits auch in der Vergangenheit vom Stadtrat gehandhabt worden sei. Aufgrund der Höhe sei es hier ein Empfehlungsbeschluss an den Stadtrat. Da einzelne Vergaben sicherlich vom Stadtrat beschlossen werden müssen, würde das Thema die Mitglieder des Stadtrates weiterhin begegnen. Beschluss: Der
Bauausschuss/der Haupt-, Finanz- und Wirtschaftsausschuss empfiehlt folgenden
Beschluss: Der Stadtrat beschließt die verbindliche Bereitstellung von voraussichtlich 2.489.078 € in den Haushaltsplänen 2023 und der Finanzplanung 2024 gemäß den noch vorzulegenden Mittelabflussplänen für die im Sachverhalt dargestellten Sanierungs- und Umbaumaßnahmen in der Nürnberger Straße 32. Der Oberbürgermeister wird beauftragt die Maßnahme umzusetzen und hierfür Ausschreibungen bereits im Jahr 2022 auslaufen zu lassen. Vergabeentscheidungen richten sich nach der Geschäftsordnung für den Stadtrat. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 28.06.2022 Stadtrat | 5 | öffentlich | Entscheidung | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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Beratungsergebnisse Herr Büschl berichtet, dass es das Ziel der Verwaltung sei, insbesondere im Bereich der Bürgerdienste, das Umfeld für die Bürger und gleichermaßen die Arbeitsumgebung der dort Mitarbeitenden attraktiv und zeitgemäß zu gestalten. Zur effizienten Vorbereitung und Umsetzung von Planungen ist es notwendig, Teilmaßnahmen zu bündeln und zu verknüpfen. So wird die Erfüllung bauordnungsrechtlicher Belange (Brandschutz und Barrierefreiheit) mit der Veränderung unterwertiger Flächennutzungen verbunden. Dazu wurden 2020 einige Bausteine gebildet und in 2022 weitere ergänzt. Zusammen mit der nunmehr anstehenden zweiten Stufe der Neugestaltung des Bürgeramtes stehen insgesamt 5 Bausteine zur Umsetzung im Gesamtkonzept an. Die Bausteine 1, 2 und 3 waren bereits im Haushaltsjahr 2021 finanziert. Da die Maßnahme jedoch noch nicht begonnen wurde, erfolgte die Rückgabe dieser Mittel als nicht übertragene Haushaltsausgabereste. Im Ergebnis erfolgt die Finanzierung der Bausteine somit im Haushalt 2023 und 2024.
Beschluss
entsprechend der Empfehlung des BA vom 20.06.2022 und des HFWA vom 21.06.2022: Der Stadtrat beschließt die verbindliche Bereitstellung von voraussichtlich 2.489.078 € in den Haushaltsplänen 2023 und der Finanzplanung 2024 gemäß den noch vorzulegenden Mittelabflussplänen für die im Sachverhalt dargestellten Sanierungs- und Umbaumaßnahmen in der Nürnberger Straße 32. Der Oberbürgermeister wird beauftragt die Maßnahme umzusetzen und hierfür Ausschreibungen bereits im Jahr 2022 auslaufen zu lassen. Vergabeentscheidungen richten sich nach der Geschäftsordnung für den Stadtrat. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
