Tagesordnungspunkt

Herr Jakobs berichtet dem Gremium anhand einer PowerPoint-Präsentation (Auszug beigefügt) über die Feststellungen des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbanden (BKPV) für den Zeitraum 2013 – 2017:

 

Nach Art. 105 Abs. 1 GO hat der Bayerische Kommunale Prüfungsverband die überörtliche Rechnungsprüfung bei der Stadt Ansbach für den Zeitraum 2013 - 2017 durchgeführt. Die Schlussbesprechung wurde im März 2019 zusammen mit Frau Oberbürgermeisterin Seidel abgehalten. Einige Wochen später hat die Stadt Ansbach die gedruckte Fassung des Berichts über die überörtliche Prüfung der Jahresrechnungen 2013 – 2017 erhalten, der bei der Stadtkämmerei eingesehen werden kann.

 

Die von den einzelnen Prüfungserinnerungen angesprochenen Ämter wurden zur Stellungnahme aufgefordert.

 

Die Prüfungsfeststellungen, Anregungen und Beanstandungen sind in sogenannten Textziffern im Prüfungsbericht untergliedert. Dabei sind Prüfungsfeststellungen, die nach der Besprechung mit den Sachbearbeitern unmittelbar behoben wurden. Des Weiteren gibt es Prüfungsfeststellungen grundsätzlicher Art, die von den Gemeindeorganen behandelt werden müssen. Feststellungen des Kommunalen Prüfungsverbandes zu Personalangelegenheiten bzw. zu städtischen Gesellschaften etc. müssen in nichtöffentlicher Sitzung behandelt werden.

 

Damit die 60 Textziffern, die der Prüfungsbericht enthält, sachgerecht aufgearbeitet werden können, werden 12 Themenblöcke gebildet, von denen drei in nichtöffentlicher Sitzung behandelt werden müssen. Im öffentlichen Teil sind folgende Themenblöcke enthalten:

 

a)    Erschließungsbeitragsrecht, Straßenbau (Textziffer 2 – 6)

b)    Pacht- und Gestattungsverträge (Textziffer 7 – 9)

c)    Abfallwirtschaft (Textziffer 16 – 17)

d)    Konzessionsabgabe (Textziffer 18 – 19)

e)    Sozialhilfe (Textziffer 20 – 21)

f)     Jugendhilfe (Textziffer 22 – 30)

g)    Informationstechnik (Textziffer 31 – 35)

h)    Verschiedenes (Textziffer 41 – 44)

i)     Baufachliche Prüfung (Textziffer 41 – 60)

 

Diese Themen und Prüfungsfeststellungen finden Sie als Auszug des Prüfberichtes im Anhang.

 

Gegenüber der Regierung von Mittelfranken ist zu den TZ 3, 5 – 7, 9, 18, 20, 24 – 27, 31 – 35 und 41 zu berichten. Hierüber sind Beschlüsse zu fassen.

 

 

zu TZ 2

Der Prüfungsverband empfiehlt, die Erschließungsbeitragssatzung (EBS) in Anlehnung an das neue Satzungsmuster des Bayerischen Gemeindetages neu zu erlassen, da die Stadt Ansbach die Beiträge noch nach der Satzung vom 27.07.1989 i. d. F. der 2. Änderungssatzung vom 02.04.2015 erhebe.

Am 18.09.2018 erfolgte per Stadtratsbeschluss eine neue Fassung der EBS. Am 04.12.2018 unterzeichnete Frau Oberbürgermeisterin Seidel die 1. Änderungssatzung zur EBS.

Somit folgte die Stadtverwaltung Ansbach der Empfehlung des Prüfungsverbandes.

 

zu TZ 3

Die Stadt Ansbach hat diesbezüglich bereits eine Projektgruppe gegründet, bestehend aus Mitarbeitern der für die Bauleitplanung, Bauausführung und Beitragsabrechnung zuständigen Fachämter des Baureferates.

 

zu TZ 5

Im benannten Fall wurde festgestellt, dass die sachliche Beitragspflicht gem. § 133 Abs. 2 BauGB tatsächlich noch nicht entstanden sei. Der Bauausschuss bzw. der Stadtrat hatten die Erfüllung des Bauprogramms und die Rechtmäßigkeit der Herstellung der Erschließungsanlage Faunstraße beschlossen. Jedoch wurde keine Widmung der Straße vorgenommen. Dies ist jedoch Voraussetzung für ein Entstehen der sachlichen Beitragspflicht.

Der Beschluss zur Einbeziehung der Kosten für den Herstellungsaufwand für die Entwässerung der Faunstraße kann daher noch nachgeholt werden. Eine entsprechende Vorlage zur Entscheidung in der nächstmöglichen Sitzung des Stadtrates wird zugesichert.

Nach nochmaliger Prüfung der Sachlage zu den von Amt 34 ermittelten Herstellungskosten des Regenwasserkanals für die Erschießungsanlage Faunstraße kann bestätigt werden, dass der im nördlichen Teil der Anlage vorhandene Regenwasserkanal tatsächlich eine Länge von 50,1 m misst. Das Oberflächenwasser der Anlage im südlichen Teil wird ausschließlich über die seitlich anliegenden offenen Gräben gesammelt und der Regenrückhalteeinrichtung zugeführt. Es ist lediglich ein kurzes Teilstück verrohrt. Der zuvor für die Kosten der Straßenentwässerung ermittelte Aufwand wurde insoweit auch rechnerisch nochmals bestätigt.

 

zu TZ 6

Bei der Überprüfung wurde der Bebauungsplan Nr. B 15/1 „Erweiterung Baugebiet Feuchtlachfeld“ (Rechtskraft: 03.11.17) näher betrachtet und richtig festgestellt, dass eine Zuordnung der Ausgleichsflächen bei den textlichen Festsetzungen nicht erfolgt ist.

Geplant war, die Ausgleichsmaßnahmen auf eigene Kosten durchzuführen und die Flächen und Maßnahmen zum Ausgleich an anderer Stelle im sonstigen Geltungsbereich des Bebauungsplans den Eingriffen zuzuordnen. Diese Zuordnung ist als textliche Festsetzung jedoch nicht umgesetzt, sondern lediglich auf der Begründung (Nr. 6) ersichtlich.

Die Zuordnungsfestsetzung kann durch eine Bebauungsplanänderung in vereinfachten Verfahren in den Bebauungsplan aufgenommen werden. Dazu ist ein Stadtratsbeschluss erforderlich.

Für bereits rechtsverbindliche Bebauungspläne erfolgt eine Prüfung, ob eine entsprechende Zuordnungsfestsetzung erfolgt ist und inwieweit die Maßnahmen zum Ausgleich bereits hergestellt wurden. Bei laufenden Bauleitplanverfahren wird geprüft, ob eine Zuordnungsfestsetzung erforderlich ist.

 

zu TZ 7

Das Pachtentgelt wurde ab dem Jahr 2001 auf 0,21 €/qm Gartenfläche pro Jahr festgelegt und seitdem nicht mehr erhöht.

Eine Anfrage zur ortsüblichen Pacht im erwerbsmäßigen Obst- und Gemüseanbau im Bereich der Stadt Ansbach bei der Ansbacher Geschäftsstelle des Bayerischen Bauernverbandes ergab:

für reines Grünland pro ha             200 – 280 €

Kleingartenverein Rothenburg      30 € / pro Jahr und Parzelle

zzgl. 36 € Mitgliedsbeitrag

Gartenparzellen Dinkelsbühl

außerhalb Stadtmauer                    0,20 – 0,25 € / qm

innerhalb Stadtmauer                     Liebhaberpreise

Der Vergleich ergibt, dass die Pachten durchaus im Rahmen der hier üblichen Pachtvereinbarungen liegen. Auch eine Umfrage anlässlich einer Tagung der Liegenschaftsämter am 05.05.2011 zeigte, dass vergleichbare Städte ähnliche Pachtentgelte für Kleingärten erheben.

Zusätzlich berechnet die Stadt Ansbach den Kleingartenpächtern eine Pauschale für Wasser- und Instandhaltungskosten, um die geleisteten Aufwendungen des Verpächters zu decken. Eine Überprüfung auf Kostendeckung und ggf. Anhebung dieser Pauschale findet jährlich statt.

Grundsätzlich erfüllt die Verpachtung von städtischen Kleingartenflächen seitens der Stadt Ansbach eine soziale Funktion. Kleingärten sollen der Erholung in der Natur dienen und eine positive Wirkung für die Bereiche Freizeit und Klimaschutz ausstrahlen. Eine Erhöhung des Pachtbetrages wird aus diesem Grund seitens Amt 34 nicht befürwortet. Zukünftig werden sie zweijährig geprüft.

 

zu TZ 8

Die Stadt Ansbach wird bei künftigen Verträgen auf ein angemessenes und wertgesichertes Entgelt achten.

 

zu TZ 9

Die Stadt Ansbach hat am 26.09.2003 einen Pachtvertrag ab 01.04.2003 mit der Kultur am Schloss eG geschlossen. Es wurde vereinbart, den Pachtzins anzupassen, wenn sich eine Veränderung des Verbraucherindexes für Deutschland um mindestens 10 % ergibt.

Im April 2018 wurde festgestellt, dass eine Pachtzinsanpassung seit Pachtbeginn nicht stattfand, obwohl die Voraussetzungen hierfür gegeben waren. Mit Schreiben vom 30.04.18 wurde das Theater Ansbach – Kultur am Schloss eG darüber informiert, dass seit Pachtbeginn bis zum aktuellen Indexstand eine prozentuale Änderung des Preisindexes i. H. v. 23,8 % besteht. Dieser monatliche Mehrbetrag i. H. v. 1.904,00 € netto (Gesamtbetrag monatlich 9.904,00 € netto, 11.785,76 € brutto) wird seit Mai 2018 eingefordert.

In Absprache mit der Oberbürgermeisterin der Stadt Ansbach und der Referatsleitung wurde von einer rückwirkenden Erhebung aufgrund der finanziellen Abhängigkeit zwischen der Stadt Ansbach und dem Theater Ansbach – Kultur am Schloss eG abgesehen.

Eine zukünftige Beachtung und Überprüfung der Indexveränderung zur zeitnahen Pachtzinsanpassung wird zugesichert.

 

zu TZ 16

Die Anregungen werden bei der Neukalkulation für ZR 2021 berücksichtigt.

 

zu TZ 17

Der Einheitspreis diente nur zur Kalkulationszwecken. Er wird monatlich, nach EUWID, angepasst.

Der Erlös wird immer an die Stadt weitergegeben.

Ein EU-weites Vergabeverfahren wurde durchgeführt.

Ausgaben und Einnahmen werden seit September 2018 auf separate Haushaltsstellen angeordnet.

 

zu TZ 18

Der Verzicht wurde bereits 2017 und 2019/2020 erneut überprüft.

 

zu TZ 19

Eine Berichtigung erfolgte noch während der Prüfung.

 

zu TZ 20

Aus personellen Gründen und den gewachsenen Arbeitsumfang war es nicht möglich dieser Aufgabe vollumfänglich nachzukommen. Sollten in einzelnen Vorgängen Gründe zur Meldung an die städt. Vermögenseigenschadenversicherung ersichtlich werden, erfolgt eine entsprechende Anmeldung.

 

zu TZ 21 a)

Dass die Beiträge zur Unfallversicherung abrechnungsfähig sind, wurde übersehen. Für die Jahre 2017 und 2018 wurden die Beiträge nachgefordert und vom Jobcenter in voller Höhe (1.950,23 Euro f. 2017 und 2.014,63 Euro f. 2018) auch beglichen.

 

zu TZ 21 b)

Im Bereich der Personalnebenkosten war nicht klar, dass unter die Fürsorgeleistungen nach § 6 Nr. 2 VKFV auch die Kosten für Bildschirmarbeitsplatzbrillen fallen. Auch hier wurden die Kosten für die Jahre 2017 (463,86 Euro) und 2018 (493,00 Euro) nachträglich beglichen.

 

zu TZ 21 c)

Im Jahr 2014 wurden Dienst- und Fortbildungsreisen noch zusammen als Sachkosten abgerechnet. Die getrennte Abrechnung der Fortbildungskosten als Leistungen Dritter erfolgte erst ab 2015. Im Jahr 2014 betrug die Differenz zwischen den abgerechneten Dienst-/Fortbildungsreisen zu den Ist-Ergebnissen im Haushaltssystem insgesamt 304,00 Euro. Im Jahr 2015 betrug die Differenz bei den Dienstreisen 54,70 Euro, 2016 gab es keine Differenz und für die Jahre 2017 und 2018 wurden geringfügige Differenzen nachträglich bereinigt.

Die jeweiligen Differenzen sind deshalb entstanden, weil nur die über die Gehaltsabrechnungen ausbezahlten Reisekosten, nicht aber die mit Kreditkarte gebuchten DB-Fahrkarten abgerechnet wurden.

Der BKPV hat darauf hingewiesen, dass die Ausführungen künftig zu beachten sind und die Abrechnung für 2018 anzupassen ist. Dies ist rückwirkend ab 2017 geschehen. Weiter zurückliegende Ansprüche sind bereits verjährt.

 

zu TZ 22

Die Stabsstelle Jugendhilfeplanung/Controlling war in der Zeit von März 2019 bis Januar 2020 nicht besetzt, da die Stelleninhaberin erkrankt war. Eine Vertretung für diese Stelle gibt es im Amt nicht. Eine Fortschreibung ist seit der Überprüfung durch den BKPV nicht erfolgt. Die Jugendhilfeplanung wird derzeit umstrukturiert.

 

zu TZ 23

Im Überprüfungszeitraum befanden sich das Fachprogramm in einem etwas ungepflegten Zustand, das bis dato bereinigt und auf aktuellen Stand gebracht wurde. Es wurde somit eine Grundlage für statistische Auswertungen geschaffen.

Hierfür wurde auch zusätzlich die MIS-Lizenz (Management-Informations-System) erworben. Somit können z. B. tagesaktuelle Fallzahlen bezogen auf die unterschiedlichen Hilfearten abgefragt oder die durchschnittlichen Kosten pro Fall ermittelt werden. Es werden selbst generierte Abfragen erstellt, die für das Amt 12 sinnvoll sind.

Bzgl. der Teilnahme am JuBB-Verfahren wurde in Inhouse-Seminaren davon abgeraten, da der Einstieg in JuBB sehr zeitaufwendig und derzeit personell nicht zu stemmen sei. Darüber hinaus sei die Teilnahme daran freiwillig und nicht verpflichtend.

Die Prosoz 14 Zusatzmodule MIS und Schnittstelle zu Statistischen Landesamt wurde am 4.4.2019 von SG 434 beauftragt und installiert.

 

zu TZ 24

Dies wird ab 01.05.2020 beachtet.

 

zu TZ 25

Die Überarbeitung der Abrechnungsnachweise wird umgesetzt.

 

zu TZ 26

Im Rahmen des nun neu eingeführten Fach- und Finanzcontrollings wurde bereits eine Übersicht erstellt, in der alle SPFH-Fälle aufgelistet sind, die bereits länger als 2 Jahre laufen. Diese Liste wird nun nach und nach abgearbeitet werden und zwar auf die Art und Weise, dass alle Fallverläufe hinterfragt werden. Dies ist v. a. Aufgabe des jeweils fallverantwortlichen ASD-Mitarbeiters, der die langen Falllaufzeiten zu begründen hat. Begründungen, die nicht plausibel sind, sollen zur Einstellung der Hilfen führen.

 

zu TZ 27

Fall wurde zwischenzeitlich zum 08.03.19 an den Bezirk Mittelfranken als zuständigen Leistungsträger abgeben. Eine erste Kostenerstattung i. H. v. 147.089,66 € wurde vom Bezirk an die Stadt Ansbach geleistet und bei HSt. 01.4557.1623 vereinnahmt. Die Endabrechnung über 22.992,00 € wurde am 22.5.19 an den Bezirk mit der Bitte um Erstattung gesendet. Damit wäre der Fall für Amt 12 abgeschlossen.

Zukünftig wird eine zeitnahe Abwicklung und Abrechnung angestrebt.

 

zu TZ 28

Dies wird zukünftig beachtet werden.

 

zu TZ 29

Aufgrund der bisher vorherrschenden Personalsituation war nur eine unzureichende Geltendmachung der Kostenbeiträge möglich. Es erfolgte eine Umstrukturierung, die jedoch erst mit dem kommenden Haushaltsjahr Wirkung zeigen wird. Höhere Einnahmen sind somit ab 2020 zu erwarten.

 

zu TZ 30

Die Aktenführung wurde umgehend geändert. Der große Bereich "Kostenbeiträge/Kostenerstattungen" wurde aus den Fallakten aussortiert und in extra Akten abgelegt.

 

zu TZ 31 a)

Die festgestellten Punkte wurden nochmals geprüft und wenn technisch möglich ausgeräumt. Die Überprüfung erfolgt täglich über die EPO-Konsole von McAfee.

 

zu TZ 31 b)

Das Patchmanagement der Server erfolgt über den Microsoft WSUS-Server. In der Regel erfolgen die Aktualisierungen innerhalb von 90 Tagen. Die Überwachung erfolgt über die Monitor-Lösung PRTG.

 

zu TZ 31 c)

Das Problem des Datenbank-Zugriffs über die Windows Authentifizierung konnte für das Verfahren Wahlen durch einen Verfahrenswechsel auf das Verfahren IVS.elect gelöst werden. Für die weiteren Verfahren Volkshochschule und Beratungsstelle wird eine zeitnahe Verbesserung durch die Hersteller angestrebt.

 

zu TZ 32

Im Rahmen einer Inhouse-Schulung wurde Amt 12 abgeraten, eine Kassenschnittstelle einzuführen, da die Einführung mit hohem Verwaltungsaufwand verbunden und mit der aktuellen Personalausstattung nicht zu stemmen sei.

Nachteil einer Kassenschnittstelle sei es u. a., dass generell Soll-Stellungen veranlasst werden müssten. Sollten diese Soll-Stellungen nicht eintreffen oder in anderer Höhe eintreffen, müssten Absetzung erstellt werden, die einen erhöhten Arbeitsaufwand für Jugendamt und Stadtkasse bedeuten würden. Darüber hinaus wurde nach eigenen Recherchen festgestellt, dass es keinen einzigen PROSOZ-Anwender geben würde, der diese Kassenschnittstelle nutzen würde.

 

zu TZ 33 a)

Bei der Stadt Ansbach werden im Bereich der Personenkonten (z. B. Grundsteuer, Gewerbesteuer, Müllabfuhr etc.) bzw. deren Rückerstattungen Soll-Integrationslisten erstellt, auf der alle Forderungen einzeln aufgelistet sind. Für diese Forderungen werden keine zusätzlichen Annahmeanordnungen gefertigt.

Nach Aufführung der Einzelposten werden am Ende der PK-Integrationslisten folgende Unterschriften getätigt werden:

Sachlich und rechnerisch richtig:                          Anordnungsbefugte(r):

Dadurch ist die Kontrollmöglichkeit des Anordnungsbefugten gewahrt und somit wird auch das „Vier-Augen-Prinzip“ eingehalten.

Die Soll-Integrationslisten für Personenkonten werden durch den Kassenverwalter oder Vertreter geprüft und nach Integration und Kennzeichnung an das jeweilige Sachgebiet zur Aufbewahrung zurückgegeben.

Eine Kopie der Integrationslisten wird in der Stadtkasse archiviert. Zudem sind diese alle in „New-System“ hinterlegt sind:  Abteilungen - Kameralistik – Übergabe Kasse -  Personenkonten – Integrationen PK.

Bei der Erstellung förmlicher Kassenanordnungen für den PK-Bereich würden folgende „Mengen“ anfallen:

Für den Bereich Müllabfuhrgebühren sind dies jährlich rund 52.000 Einzelposten, bei vier Fälligkeiten müssten also rund 13.000 Annahmeanordnungen erstellt und doppelt unterschrieben werden. Bei der Grundsteuer A/B sind es rund 63.000 Einzelposten, dies ergibt rund 15.750 Annahmeanordnungen. Dazu kommen noch alle anderen Abgabearten mit geschätzten rund 9.000 Annahmeanordnungen.

Um genau diesen Aufwand (gesamt rund 38.000 Annahmeanordnungen) und die entsprechenden „Papierberge“ zu vermeiden, wurden die Personenkonten eingeführt.

Seit Einführung dieser Praxis (1993) wurden weder unrechtmäßige Zahlungen (bis auf gelegentliche Rückerstattungen handelt es sich hier nur um Einnahme-Buchungen) noch bewusst falsch festgesetzte Einnahmen festgestellt.

Bei einer Abschaffung der Personenkonten wäre mit großer Wahrscheinlichkeit in den Sachgebieten Abgaben und Stadtkasse zusätzlicher Personalbedarf erforderlich.

Derzeit werden im Bereich der Stadtkasse nur die Anordnungen und Rechnungsbelege gescannt (spätes Scannen). Im Rahmen der zukünftigen Digitalisierungsstrategie und der Einführung des Rechnungsworkflows soll der komplette Scanprozess neu definiert werden.

 

zu TZ 33 b)

Da alle Anordnungen und die begründenden Unterlagen im Original bei der Stadtkasse aufbewahrt werden und jederzeit zur Einsichtnahme vorgelegt werden können, wurde dies bisher als ausreichend erachtet.

Das farbgetreue Sannen der Papierbelege soll nach der Erweiterung des Speichersystems getestet und eingesetzt werden.

 

zu TZ 33 c)

Der Scan-Prozess wird über einen speziell eingerichteten Scan-Benutzer, welcher Mitglied der Gruppe Stadtkasse, mit Lese- u. – Schreibrechten für die archivierten Belege ist, abgewickelt.

Die vollen Zugriffsrechte sollen zukünftig auf den Scan-Benutzer beschränkt werden.

 

zu TZ 34 a)

Bereits seit Prüfung durch den BKPV (Nov. 18) wurde der Arbeitsablauf angepasst und durch Einrichtung entsprechender Berechtigungen für Auszahlungen durch Amt 10 über den Kassenautomaten das 4-Augen-Prinzip umgesetzt.

 

zu TZ 34 b)

Die Implementierungen und Einrichtungen der Schnittstelle zwischen den verfahren Prosoz14 und Newsystem wurde bisher aus personellen, zeitlichen und technischen Gründen nicht implementiert. Die Einrichtung erfordert insbesondere die Beteiligung der Fachämter Jugendamt und Stadtkasse.

Auch bei anderen Städten welche die gleichen Verfahren einsetzen z.B. Stadt Fürth und Stadt Bamberg sind diese Schnittstellen derzeit nicht im Einsatz.

 

zu TZ 34 c)

Bei dem Kassenautomaten handelt es sich um eine Zahlstelle im Abrechnungsverfahren. Maßgebend ist die Dienstanweisung für Zahlstellen (Anl. 3 DAFuK).

 

zu TZ 34 d)

Die Einrichtung von Zahlstellen dient zur Erledigung von Kassengeschäften (§ 44 KommHV-K) und damit auch zur Entlastung der Kasse.

Das Sozialamt gilt mit der Eröffnung eines eigenen Girokontos als Zahlstelle gem.  § 44 KommHV-K. Die Einrichtung wurde durch die verstärkte Zuweisung von Asylbewerbern und den Verzicht auf Essenspakete erforderlich, da die Kapazität des Kassenautomaten für die Auszahlung nicht ausreichte.

Das Konto wurde erst nach sorgfältiger Prüfung, insbesondere im Hinblick auf die Vorschriften der Kassensicherheit (z.B. Vier-Augen-Prinzip), eingerichtet.

Über das Girokonto werden nur Auszahlungen an Asylbewerber abgewickelt. Dafür ist ein Sockelbetrag i. H. v. aktuell 120.000,- € eingerichtet worden.

Die Abrechnung mit der Stadtkasse ist wie folgt vorgesehen: Die Auszahlungen an die Asylbewerber erfolgen i. d. R. an den letzten Arbeitstagen des jeweiligen Monats.  Anfang des Folgemonats wird durch das Sozialamt eine Auszahlungsanordnung (Aufteilung auf die verschiedenen HSt.) mit einer Liste über die Einzelauszahlungen erstellt. Durch Überweisung dieses Betrages durch die Stadtkasse wird somit der Bestand wieder auf den ursprünglichen Sockelbetrag aufgefüllt.

Die Auszahlungen an die Asylbewerber erfolgen über einen Barscheck. Entsprechend den Vorschriften der Kassensicherheit muss dieser Beleg mit zwei rechtsverbindlichen Unterschriften versehen sein („Vier-Augen-Prinzip“).

Die Zeichnungsberechtigten sind jeweils gemeinschaftlich mit einer anderen zeichnungsberechtigten Person bevollmächtigt. Ein entsprechendes Unterschriftsprobeblatt ist bei der Sparkasse Ansbach hinterlegt.

Mit dem Barscheck geht der Asylbewerber zur Sparkasse und erhält dann den Geldbetrag durch Barauszahlung.

Die Stadtkasse hat jederzeit über S-Firm Zugriff auf das Konto des Sozialamtes (Nr. 8648776). Im Rahmen der elektronischen Abholung werden die Konten täglich durch den Kassenleiter und Kassier auf evtl. Unregelmäßigkeiten oder Auffälligkeiten überprüft.

Eine zusätzliche Abbildung der beiden Konten beim Tagesabschluss setzt tägliche Buchungen im Kontogegenbuch und Zeitbuch voraus. Dies ist mit einem erhöhten Aufwand für die Kasse verbunden.

Die VV zu § 69 KommHV-K gestatten auch eine Vereinfachung.

Eine Eintragung nur der Tagessummen im Kontogegenbuch ist nicht möglich, dieses setzt auch immer Gegenbuchungen voraus.

In der VV Nr. 2 wird verlangt, dass immer die Tagessummen der Einnahmen und Ausgaben erkennbar sind (z. B. auf den Tagesauszügen der Kreditinstitute).

Dieses ist gewährleistet, da jederzeit der Zugriff auf die Tagesauszüge beim Girokonto möglich ist.

Damit sind die Vorgaben der VV zu § 69 KommHV-K erfüllt.

Eine erneute Überprüfung erfolgt im Rahmen der beauftragten Organisationsuntersuchung des BKPV.

 

zu TZ 35

Eine strikte Trennung der betroffenen Aufgaben im Bürgeramt ist aufgrund der personellen Gegebenheiten nicht durchführbar.

Der Bereich der Administratoren in S-Firm wurde auf das notwendigste Maß verringert. Eine Trennung von Kassenaufgaben und IT-Administration wird im Rahmen der beauftragten Organisationsuntersuchung durch den BKPV geprüft.

 

zu TZ 41

Dies wird zukünftig beachtet.

 

zu TZ 42

Der Mangel wurde noch während der Prüfung abgestellt und zukünftig beachtet werden.

 

zu TZ 43 a)

Dies wird zukünftig beachtet werden.

 

zu TZ 43 b)

Die Berichtigung wurde bereits umgesetzt.

 

zu TZ 44

Die Stadtverwaltung hat noch während der Prüfung das zuständige Finanzamt unterrichtet.

 

zu TZ 45

Dies wird zukünftig beachtet.

 

zu TZ 46

Die stufenweise Beauftragung der Leistungsphasen (LPH) in den Architekten- und Ingenieur-Verträgen ist obligatorisch. Im genannten Fall wurden die weiteren Beauftragungen von LPH nicht schriftlich festgehalten. Es traten jedoch keine negativen Folgen auf.

Auf einen zeitnahen Abruf der weiterführenden LPH wird zukünftig geachtet.

 

zu TZ 47

Tatsächlich waren die Kosten der Freianlagen im Architektenvertrag unter § 6.1.3 d) erfasst, wenn die anrechenbaren Kosten der Freianlage unterhalb des Wertes aus der Honorartabelle liegen. In dieser Konstellation werden die Kosten der Freianlagen den anrechenbaren Kosten der Gebäudeplanung hinzugerechnet. Dies wurde im vorliegenden Fall angewendet, auf wenn die Gesamtkosten der Freianlagen höher angerechnet wurden. Diese Vorgehensweise war für die Stadt Ansbach kostensparend. Künftig wird dies beachtet.

 

zu TZ 48

Der Nachweis einer Haftpflichtversicherung wird bei den Architekten und Ingenieuren zukünftig bei Vertragsabschluss angefordert und entsprechend abgelegt.

 

zu TZ49

Die Empfehlung des BKPV wird zukünftig beachtet werden.

 

zu TZ 50

Es kann vorkommen, dass die Vorgabe aus der VOB/B, dass Schlussrechnungen innerhalb von 30 Tagen zur Zahlung fällig sind, bei umfangreichen Gewerken und Aufmaßen nicht eingehalten werden können. In diesen Fällen wird Kontakt zu den Auftragnehmern aufgenommen und entsprechende Informationen erteilt. Der unbestrittene Zahlungsanspruch wird als eine Abschlagszahlung auf die vorliegende Schlussrechnung beglichen. Eine Verzugszinsforderung ist im Hochbau- und Bauordnungsamt bisher nicht eingegangen.

Die vom BKPV angeführten längeren Schlusszahlungsfristen wurden erst im Jahr 2016 in die VOB eingeführt und waren in dem aufgegriffenen Zeitraum nicht relevant. Eine einseitige Verlängerung der Zahlungsfristen durch die Stadt Ansbach wäre ein unzulässiger Eingriff in die Ausgewogenheit der VOB gewesen und könnte im Streitfall zu dessen Nichtigkeit führen.

Eine Verlängerung der Schlusszahlungsfrist, wie sie jetzt die VOB zulässt, wird nach den Erfordernissen des Einzelfalls abgewogen.

 

zu TZ 51

Nachtragsvereinbarungen werden künftig zeitnah schriftlich beauftragt.

 

zu TZ 52, 53

Die Empfehlung des BKPV wird zukünftig berücksichtigt.

 

zu TZ 54

Die aufgeführten Vertragsanlagen wurden seinerzeit dem Vertrag nicht beigefügt. Bei den Neuabschlüssen sind alle Vertragsanlagen enthalten.

Anlage 4: Die Anlage 4 der Ing.-Verträge mit der Bezeichnung Honorarermittlung ist Bestandteil der Vertragsvordrucke aus der HIV-KOM und wird daher angewandt.

Das Honorar wurde gem. Ing.-Vereinbarung abgerechnet.

 

zu TZ 55

Der Ing.-Vertrag wurde bis zur unterschriftsreifen Fassung mehrmals geändert/angepasst. Ein Aufschub der Baumaßnahme bis zur Vertragsunterzeichnung war nicht möglich.

Künftig soll die zeitnahe Beschlussfassung erfolgen.

 

zu TZ 56

Dieser Hinweis des BKPV wird zukünftig beachtet werden.

 

zu TZ 57

Bei BV Promenade war durch die offenen Abschlagszahlungen des Bauunternehmers die Vertragserfüllung gedeckt.

Die Schlusszahlung erfolgte erst nach Vorlage der Gewährleistungsbürgschaft.

Die Bauverwaltung prüft vor jeder Baumaßnahme die Verhältnismäßigkeit der Forderung einer Bürgschaft.

 

zu TZ 58

Die Nachtragsvereinbarungen wurden durch das Ing.-Büro vorab mündlich beauftragt.

Auftretende, notwendige Leistungen während der Bauphase lassen oft keinen Aufschub zu und müssen vorab beauftragt werden, um den Bauablauf nicht zu verzögern und höhere Kosten zu verursachen.

Künftig wird eine nachvollziehbare schriftliche Darlegung eingefordert.

 

zu TZ 59

Zum Vertrag des BV Promenade wurden von den Regelungen der VOB bezüglich der Verjährungsfristen abgewichen.

In den neuen Verträgen werden die Vertragsbedingungen unverändert gem. VOB übernommen.

 

zu TZ 60

Dieser Hinweis des BKPV wird zukünftig beachtet werden.

 

 

Herr Seiler fragt zum Thema elektronische Belegarchivierung nach, ob es hierfür keine Firma gäbe.

Herr Jakobs erklärt, dass die von der Stadtverwaltung verwendeten Programme der Firmen Infoma (NewSystem) und Hans Held GmbH (regisafe) noch auf die ausreichende WORM-Fähigkeit geprüft und ausgebaut werden müssten. Denn grundsätzlich bevorzuge die Stadtverwaltung das Beibehalten des regisafe-Programmes. Ob das Programm NewSystem zukünftig beibehalten werden könne, das ausschließlich auf die Kameralistik ausgerichtet sei, gelte es abzuwarten, wie die weiteren Entwicklungen hinsichtlich des Umstellungszwanges auf den doppischen Haushalt seitens der Regierung sei. Jedoch sei dieser wohl nicht vor Ende dieses Jahrzehnts zu erwarten. Die Umstellung benötige dann eine Vorlaufzeit von fünf bis sechs Jahren. Derzeit sei es jedoch kein Thema, schon gar nicht in der aktuellen Situation, die durch die Corona-Pandemie ausgelöst wurde.

 

Herr Danielis bittet um Auskunft, ob es üblich sei, dass eine Wirtschaftsprüfung bei der Kommunalverwaltung mehrere Jahre umfasse und so langwierig sei.

Herr Jakobs bestätigt, dass die Vorgehensweise des BKPV der allgemeinen Vorgehensweise entspräche, bedaure jedoch, dass die interne Aufarbeitung viel Zeit in Anspruch genommen habe. Es werde angestrebt, die Prüfungsfeststellungen zukünftig schneller zu bearbeiten.

 

Herr Rühl empfindet es als prekär, dass es bei der Stadt Ansbach scheinbar kein richtiges IT-Controlling existiere. Darüber hinaus würde er es begrüßen, dass eine sachkundige Person ausführlich und für das Verständnis zu diesen IT-Themen (Digitalisierungsstrategie) das Gremium unterrichten solle.

Herr Jakobs berichtet, dass die Überwachung der IT durch Monitoring erfolge und dass die Einstellung eines Digitalisierungsbeauftragten für die Stadtverwaltung priorisiert sei.

Der Bitte um einen Expertenvortrag und –rat könne bei Erforderlichkeit nachgekommen und eine entsprechende Anfrage bei der Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB) gestellt werden.

 

Beschluss:

 

Die Regierung von Mittelfranken hat mit Schreiben vom 26.09.2019 um Bericht zu den Textziffern 3, 5 – 7, 9, 18, 20, 24 – 27, 31 – 35 und 41 gebeten.

Die im Sachverhalt genannten Umsetzungen wurden vom Haupt-, Finanz und Wirtschaftsausschuss zustimmend zur Kenntnis genommen.

Die Verwaltung wird vom Haupt-, Finanz und Wirtschaftsausschuss beauftragt, über die Sachverhalte an die Regierung von Mittelfranken zu berichten.