Tagesordnungspunkt

Herr Kleinlein berichtet, dass die SPD mit Antrag vom 25.2.2019 beantragt, dass „sämtliche Informationen“ im Ratsinformationssystem für den Stadtrat zur Verfügung gestellt werden. Hierzu sollen sämtliche Informationen aus den Arbeitskreisen sowie aus nichtöffentlichen Sitzungen der Stadtratsgremien zählen.

 

Zu diesem Antrag wurde eine Stellungnahme des Datenschutzbeauftragten eingeholt. Hierin teilt dieser mit, dass seine letzte ablehnende Stellungnahme 2016 noch auf Grundlage des Bayer. Datenschutzgesetzes erging, nunmehr jedoch die Datenschutz-Grundverordnung vom 25.2.2018 gelte, welche eine neue Rechtslage ergeben habe, die an den Datenschutz noch höhere Anforderungen stelle.

 

Das Persönlichkeitsrecht gehe vor das Informationsrecht. Das gleich gelte auch für die nichtöffentlichen Niederschriften. Diese dürfen nicht im RIS zur Verfügung gestellt werden. Außerdem sollten Geheimhaltungsunterlagen die Räume der Stadt Ansbach nicht verlassen. Eine Ablichtung sei mit einer Veröffentlichung gleich zu stellen und ist daher als unzulässig zu betrachten.

 

Der Datenschutzbeauftragte komme deshalb zu folgender Empfehlung:

 

„Um den Datenschutz und die Datensicherheit nicht zu gefährden und möglichen Schaden vom Verantwortlichen (Stadt Ansbach) abzuwenden, wird vom behördlichen Datenschutzbeauftragten empfohlen, keine Tagesordnungen mit sensiblen Inhalten (nichtöffentliche Unterlagen) im RIS bereitzustellen.“

 

Zum Punkt „Informationen aus den Arbeitskreisen“ führt Herr Kleinlein aus, dass es sich um verwaltungsinterne Arbeitsabläufe und –gruppen handle. Diese vorbereitenden Gremien nehmen keine eigenen Beschlüsse vor, sondern leisten Vorarbeit. Hinsichtlich der Einstellung und Öffentlichkeit dieser Protokolle sei es so, dass an diesen Arbeitskreisen verschiedene, wechselnde Personen von diversen externen Institutionen teilnehmen. Diese müssten sich jedes Mal individuell mit der zur Verfügung Stellung der Protokolle einverstanden erklären. Dies sei ein großer Aufwand.

 

Frau OB Seidel ergänzt, dass die Verwaltung aus den genannten Gründen vorschlägt den Antrag abzulehnen und dafür die in die AKs entsandten Fraktionsmitglieder darum bitten, ihre entsendenden Fraktionsvorsitzenden informieren zu dürfen.

 

Herr Porzner erklärt zu seinem Antrag, dass es darum gehe, dass die Stadträte ehrenamtlich tätig und auf Informationen angewiesen seien. Die Qualität der Entscheidungen hänge von der Qualität der Informationen ab. In anderen Städten scheinen die Bedenken des Datenschutzbeauftragten nicht so groß zu sein. Vor allem was die Arbeitskreise betreffe. Der Stadtrat habe nicht die Möglichkeit, immer alle Informationen parat zu haben. Oft müssen nichtöffentliche Entscheidungen ohne Vorinformationen getroffen werden. Teilweise habe der Stadtrat auch erst nach Vertragsabschluss in der nächsten Sitzung Informationen erhalten. Außerdem möchte er schneller die Protokolle erhalten.

 

Frau OB Seidel erinnert daran, dass es im Antrag darum gehe, ob man nichtöffentliche Unterlagen in das RIS einstellen dürfe. Der Datenschutzbeauftragte hat sich hier ganz klar ausgesprochen. Etwas Anderes könne die Verwaltung dann leider nicht dazu sagen. Sie appelliert daher im fraktionsinternen Austausch über die Ergebnisse aus den Fachgremien und Arbeitskreisen zu informieren. Schließlich hätten die Fraktionen ja ganz bewusst ihre Mitglieder in den jeweiligen AK gesandt und dann solle dieser auch in den Fraktionen berichten.

 

Herr Schalk sagt, dass das Thema mit den nichtöffentlichen Sitzungsunterlagen ja verständlich und auch so ok sei. Aber das Thema vorbereitende Arbeitskreise und –gruppen könne er nicht nachvollziehen. Wenn der Teilnehmer das Protokoll bekommen kann und es möglich sei, dass er dieses auch seinem Fraktionsvorsitzenden zur Verfügung stelle, sollte es eigentlich auch kein Problem sein, dass alle Mitglieder des Stadtrates dieses zur Information per E-Mail erhalten können.

 

Herr Kleinlein erläutert zum Hintergrund, dass es bei den NÖ-Sitzungen neben dem Aspekt der Geheimhaltung auch darum gehe, dass sich das einzelne Stadtratsmitglied unbeobachtet äußern kann. Dies übertragen auf die Arbeitskreise bedeute, dass sich nicht nur die Politiker und die Verwaltung, sondern vor allem auch die externen Mitglieder, wie beispielsweise Lehrer oder Mitarbeiter von Rettungsdiensten, frei äußern können. Man habe die Befürchtung, dass dies nicht mehr geschehe, wenn das Protokoll veröffentlicht werden, in dem die Namen stehen, da externe Personen eben keine Politiker und deshalb mit Äußerungen oftmals noch vorsichtiger seien.

 

Herr Schalk entgegnet, dass er verstehe, dass die Protokolle nicht öffentlich gemacht werden. Aber man könne sie ja dem Stadtrat zur Verfügung stellen.

 

Herr Kleinlein sagt, dass das hinsichtlich des Ergebnisses kein Problem sei, aber eben bzgl. der Namen.

 

Herr Schalk schlägt vor, dann eben ein Ergebnisprotokoll zu führen. Es gehe auch nur um die AKs, die vorbereitend für den Stadtrat tätig seien. Über den vorbereitenden Charakter könne z.B. Frau OB Seidel entscheiden.

 

Herr Stephan sagt, dass die Aussagen des Datenschutzbeauftragten deutlich und klar seien und sogar von der Aufsichtsbehörde bestätigt wurden. Er zitiert den Bundesdatenschutzbeauftragten, der sagte, dass die Zeit der Verantwortungslosigkeit vorbei sei und die Kommunen hier vorbildlich sein müssen. Wenn man dies ganz genau nehmen, müssten die Stadträte auch von der Stadt zur Verfügung gestellte Endgeräte bekommen, da privates und dienstliches nicht vermischt werden darf. Was ist wenn eine Kontrolle nach Hause komme? Und was ist mit Personalangelegenheiten – die Fraktionsvorsitzenden bekommen die Pakete mit allen Unterlagen bis nach Hause geliefert. Alle Stadträte bekommen eine Aufwandsentschädigung, dafür kann man als Stadtrat einmal im Monat zur Verwaltung gehen und die Protokolle und Vorlagen einsehen. Es gehe ihm zu weit, dass es so dargestellt werde als befänden sich die Stadträte „im Tal der Ahnungslosen“, denn dies sei nicht so, man bekomme alle Informationen die man brauche.

 

Herr Illig sagt, dass er bei den Ausführungen des Datenschutzbeauftragten ein Problem hinsichtlich der PA-Unterlagen sehe. Eigentlich dürften diese nicht mehr versandt werden, aber die Praxis sehe anders aus. Gleiches gelte auch für die Stadtwerkeunterlagen.

 

Frau OB Seidel entgegnet, dass die PA-Unterlagen im Lichte der gewonnenen Erkenntnisse künftig nicht mehr versandt werden können.

 

Herr Hüttinger sagt, er halte es nicht für sinnvoll, wenn man Inhalte von inoffiziellen Treffen nur über Protokolle übersandt bekomme. Die Fraktionen müssen sich untereinander mit den Inhalten der Protokolle auseinandersetzen. Aber er gebe Herrn Porzner recht, dass die Informationen für Entscheidungen notwendig seien. Informationen, wie z.B. bei Grundstücksverkäufen, müssten vor einer Entscheidung auch erst überprüft werden. Die Verwaltung könnte Grundstücksgeschäfte z.B. vorbereiten, den Stadtrat informieren und vorbehaltlich der Zustimmung des Stadtrates beim Notar abwickeln und dann in einer weiteren Sitzung entscheiden.

 

Herr Meyer sagt, er könnte sich auch vorstellen, dass man einen „Leseraum“ einrichte, wo man zwei Tage vor der Sitzung Einsicht nehmen kann. Das RIS sei dazu da, den Rat zu informieren. Man könnte die Protokolle künftig ohne Namen verfassen, wie z.B. bisher auch schon im Bauausschuss. Damit spare man sich auch einen Verwaltungsaufwand. Warum werden z.B. Einladungen der Stadt Ansbach nicht in das RIS eingestellt, sondern per Post verschickt. Man sollte sich mal anschauen, was andere Städte machen.

 

Herr Kleinlein entgegnet, dass Einladungen der Stadt, wenn dann nur per E-Mail verschickt werden könnten und nicht über das RIS, da diese keiner Sitzung zugehören.

 

Frau Koch erinnert, daran, dass es bei den Arbeitskreisen um das Ergebnis gehe und nicht um Wortprotokolle. Ergebnisprotokolle seien ausreichend. Und es gehe auch nicht um verwaltungsinterne Arbeitskreise, sondern nur um die, in denen politische Vertreter entsandt seien.

 

Frau OB Seidel sagt, dass das Problem sei, dass die AKs sehr inhomogen seien und man diese nicht über einen Kamm scheren könne.

 

Herr Nießlein ergänzt, dass manche AKs sogar ohne Protokollführung stattfinden. Er könnte sich daher vorstellen, dass der zuständige Fachreferent über die für den Stadtrat relevanten Dinge danach berichte.

 

Frau OB Seidel sagt, sie halte dies für einen guten Vorschlag. Man werde sich mal alle AKs anschauen, wo es möglich sei, dass der Fachreferent berichte.

 

Herr Schaudig sehe dies anders als Frau Koch, denn für ihn sei der Inhalt der Gespräche sehr wohl wichtig. Er nennt als Beispiel den AK Kultur. Hier sei der Informationsmangel sehr relevant für die Stadtratsentscheidung zur Verleihung des Jugendkulturpreises gewesen. Man habe verschiedene Personen des AKs befragt und ein völlig unterschiedliches Bild erhalten. Daher sei nicht nur das Ergebnis wichtig, sondern auch die tragenden Argumente dafür und dagegen.

 

Frau OB Seidel sichert zu, dass man sich die AKs nochmal einzeln anschauen werde.

 

Herr Porzner sagt, dass es ihn freue, dass man das Thema heute öffentlich diskutiere, denn an der gleichen Stelle sei man vor Jahren schon mal nichtöffentlich gewesen und es sei nichts passiert. Er bittet darum, dem Stadtrat Informationen künftig so gebündelt wie möglich darzustellen. Den Antrag ziehe er zurück mit dem klaren Appell, noch mehr Transparenz zu schaffen.

 

Frau OB Seidel weist den Vorwurf zurück, denn die Verwaltung erledige selbstverständlich alles, was ihr aufgetragen werde. Man werde sich die AKs anschauen und dann wieder über das Ergebnis berichten.