Tagesordnungspunkt

Herr Büschl erläutert den Sachverhalt:

Das Bürgeramt ist die Dienststelle mit den häufigsten direkten Kontakten zwischen Verwaltung und Bürger. Die Auswirkungen gesellschaftlicher Veränderungen zeichneten sich dort in den letzten Jahren sowohl in personeller, als auch in technischer Hinsicht gerade im Bürgeramt signifikant ab.  

Die Räume des Bürgeramtes sind in deren Grundauslegung rund 30 Jahre alt. Wenngleich das ursprüngliche Konzept mit der offenen, bürgernahen und serviceorientierten Auslegung der Schalterplätze nach wie vor seine Gültigkeit hat, wurde die technische Ausstattung an den Arbeitsplätzen seither zunehmend komplexer und die technischen Anforderungen zunehmend diversifiziert. Während im Jahr 1989 ein Arbeitsplatz noch aus folgenden Gerätschaften bestand:

 

1 Bildschirm mit Tastatur

1 Flachbettdrucker

1 Telefon

 

sind seit damals bis heute sukzessive folgende technischen Geräte für die Sachbearbeitung hinzugekommen:

 

1 Tintenstrahldrucker für die Ausstellung von vorläufigen Ausweisdokumenten

1 Scanner für die elektronische Archivierung

1 Fingerabdruckscanner für die Erfassung der Fingerabdrücke

1 Unterschriftstablett für die elektronische Erfassung von Antragsunterschriften

1 Änderungsterminal für die PIN- sowie Adressänderungen auf den neuen Personalausweisen

1 Handscanner für die Erfassung von Druckstücknummern von Kfz-Dokumenten  

 

Zusätzlich werden inzwischen und künftig an einzelnen Arbeitsplätzen noch folgende technische Geräte benötigt:

 

-    Ein Kartenleser für den Versand der Ausweisanträge an die Bundesdruckerei

-    Ein E-Pass Lesegerät für das Auslesen der auf dem Chip gespeicherten Daten von Reisepässen

-    Ein Dokumenten-Prüfer zur Überprüfung der Echtheit von Ausweis- und Fahrzeugdokumenten (derzeit noch nicht vorhanden, das BMI beabsichtigt jedoch eine zwingende Vorhaltung mindestens eines Gerätes in allen Zulassungs- und Ausweisbehörden)

-    Ein Headset für das Telefon

 

Nicht nur aus den geschilderten technischen Gründen, sondern auch aus der personellen Sicht sind Überlegungen zu einer Neugestaltung angestellt worden

 

A)   wie die Arbeitsbedingungen allgemein verbessert werden können.

B)   wie der umgebaute barrierefreie Zugang vom Parkplatz mit weniger Störungen im Bereich der Schalterplätze direkt an den Wartebereich angebunden werden kann und nicht zuletzt,

C)   wie die verschiedensten Bürgeranliegen auch in Zeiten hoher Kundenfrequenz möglichst optimal und serviceorientiert bearbeitet werden können.

 

Mit diesen Erkenntnissen hat die Verwaltung das Büro Neumaier Innenarchitekten (Ansbach) eingeschaltet und mit der Aufgabe betraut, wie der ideale Arbeitsplatz im Bürgeramt konzipiert sein sollte und wie die Arbeitsplätze zweckmäßigerweise im Raum verteilt sind. Im Weiteren wurde eine Planung entworfen, die den Umstrukturierungen im Amt für Bürgerservice und Ordnung weitestgehend gerecht wird. Es werden im Mix „offene“ Schalterplätze (vorwiegend Bürgeramt, wie bisher), geschlossene Raumzellen, jedoch mit einer sozialen Kontrolle und Einzelbüros bereitgestellt.

 

Das Büro hat unter Einbindung der erfahrensten Kräfte diverse Varianten entwickelt, von denen sich vier grundlegende Neuerungen gegenüber der bisherigen Auslegung abzeichnen.

 

1.    Der Wartebereich ist akustisch vom Schalterbereich getrennt, visuell aber weiter verbunden

2.    Zusätzliche transparente, aber akustisch abgetrennte Büros sind vom offenen Schalterbereich separiert worden, um bspw. der Führerscheinstelle verbesserte Sicherheit, aber auch die nötige Diskretion zu bieten.

3.    Die Flächen der einzelnen Schalterplätze für die Sachbearbeitung werden räumlich besser ablesbar, bieten gleichsam mehr Diskretion, mehr Schallabsorption und sind dennoch für die übrigen Kräfte noch einsehbar.

4.    Die technischen Anforderungen der einzelnen Geräte zu optimalen Arbeitsabläufe zu organisieren haben im Denken „vom Kleinen zum Großen“ zur Entwicklung neuer Arbeitsplatzinseln geführt.

 

Mit der Umgestaltung des Wartebereiches einhergehend berücksichtigt der neue Entwurf zusätzlich einen verbesserten Brandschutz durch die räumliche Abtrennung des Treppenhauses vom Zugangsbereich zum Bürgeramt.

 

Die Umbaumaßnahmen sind mit folgenden Kosten nach Kostengruppen geschätzt.

 

KGr. 3: Baukonstruktion           412.000 €

KGr. 4: Techn. Anlagen            177.000 €

KGr. 6: Ausstattung                  255.000 €  

KGr. 7: Nebenkosten                180.000 €

 

Zwischensumme                   1.024.000 €

 

Unvorhergesehenes                  50.000 €

 

Gesamt                                 1.074.000 €

 

Zuzüglich sind Kosten für die Auslagerung während der Bauzeit in Höhe von ca. 200.000 € (pauschaler Ansatz abhängig von der Wahl der konkreten Lösung) anzusetzen, da ein Eingriff in die Raumoberflächen einschließlich der elektronischen Infrastruktur zwingend nötig ist. Dies kann nicht im laufenden Betrieb vor Ort erfolgen.

 

Insgesamt sind somit nach derzeitigem Stand 1.274 Mio. Euro gesamt zu veranschlagen.

 

Derzeit werden für die Interimslösung zwei Szenarien geprüft:

 

A)   Auslagerung in einen Modulbau bzw. eine Leichtbauhalle auf der Hofwiese

B)   Anmietung von Büroflächen

 

Primäre Kriterien für die Wahl der Interimslösung sind die EDV-Anbindung an das städtische Netz (Glasfaser zwingend), die Erreichbarkeit für den Bürger (einschl. Stpl.), sowie die Sicherheit für die jeweiligen Geschäftsprozesse.

 

Als Bauzeitplan sind für das Gesamtprojekt ca. 15 Monate anzusetzen.

 

Entwurfs-/Ausführungsplanung 9-10 Wochen

Genehmigung 6 Wochen

Ausschreibung und Vergabe 19 Wochen

Bauausführung 20 Wochen

 

In einem ersten Schritt soll ein Musterarbeitsplatz eingerichtet werden, an dem die Bediensteten ihre ersten Erfahrungen sammeln und zusätzlich noch Verbesserungsvorschläge einbringen können.

Gekoppelt an diese neue Raumnutzung muss die Infrastruktur im Raum – Lüftung, Beleuchtung, abgehängte Decke, Arbeitsplatzverkabelung (EDV) u.a.m. - komplett anders ausgelegt werden. Die vorliegende Planung des Innenarchitekten wurde bereits im Personalausschuss vorgestellt und fand dort einhellige Zustimmung.

 

Mit der heutigen Vorstellung im Bauausschuss wolle man wie schon im Personalausschuss ein Signal an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter senden.

 

Frau OB Seidel ergänzt, es sei eine wichtige Aufgabe, adäquate Arbeitsbedingungen zu schaffen. Man stehe in starker Konkurrenz zu anderen Arbeitgebern. Positiv sehe sie, dass es offene Inseln, aber auch geschützte Bereiche für sensiblere Gespräche gebe. Sie bittet trotz der Kosten um Zustimmung im Sinne der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

 

In der anschließenden Beratung wurde

 

• darum gebeten, die Barrierefreiheit zu beachten und bereits bei den Planungen Vertreter des Behindertenbeirates und des Seniorenbeirates mit ein zu beziehen.
• darum gebeten, bei den Planungen die Mitarbeiter weiter mit einzubinden.
• gefragt, ob es schon ein Farb- und Lichtkonzept gebe.
• darauf geantwortet, dass man sich noch in der Vorentwurfsplanung befinde sowie ein Musterarbeitsplatz und ein Farb- und Lichtkonzept erstellt werde.
• gefragt, wie viele Arbeitsplätze geschaffen werden. Herr Büschl erklärt, dass 13 Arbeitsplätze und ein optionaler Arbeitsplatz entstehen werden.
• angeregt zu prüfen, ob als Ausweichquartier der Simon-Marius-Saal möglich wäre.
• darauf hingewiesen, dass die vergleichsweisen hohen Kosten gut in unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter investiert werden.
• begrüsst, wenn zügig die Planungen fortgeführt werden.

Beschluss:

 

Der Bauausschuss beschließt, dass das Büro Neumaier Innenarchitekten aus Ansbach stufenweise mit der Objektplanung für die Innenräume, insbesondere im Bereich des jetzigen Bürgeramtes, beauftragt wird.

 

Die vorliegende Planung dient als Grundlage für die weitere Auftragsbearbeitung.